LEGAL NOW – Cara mendaftarkan peraturan perusahaan ke Disnaker sering kali menimbulkan kebingungan di kalangan pelaku usaha. 

Banyak yang belum tahu perbedaan antara peraturan perusahaan dan Perjanjian Kerja Bersama (PKB), padahal keduanya memiliki dasar hukum dan fungsi yang berbeda. 

Jika proses pendaftaran tidak dilakukan sesuai ketentuan, perusahaan bisa dikenai sanksi administratif dari dinas ketenagakerjaan. 

Karena itu, penting mengetahui apa saja perbedaannya, dokumen yang harus disiapkan, serta tahapan pendaftaran yang benar dari awal hingga selesai.

Peraturan Perusahaan dan Perjanjian Kerja Bersama

Sebelum membahas cara mendaftarkan peraturan perusahaan, pelaku usaha perlu mengetahui apa yang membedakan antara peraturan perusahaan dan Perjanjian Kerja Bersama (PKB). 

Keduanya sama-sama mengatur hubungan kerja antara pekerja dan pengusaha. Namun, mekanisme penyusunan, pengesahan, serta pihak yang terlibat sangat berbeda. 

Dasar Penyusunan Dokumen

Peraturan perusahaan biasanya telah disusun secara sepihak oleh pelaku usaha, tanpa adanya proses perundingan terlebih dahulu. 

Isinya mengatur tata tertib, hak dan kewajiban pekerja, serta aturan disiplin di lingkungan kerja. 

Sementara PKB lahir dari hasil perundingan antara pengusaha dan serikat pekerja yang sah, sehingga sifatnya merupakan kesepakatan bersama.

Pihak yang Terlibat dalam Penyusunan

Peraturan perusahaan menjadi tanggung jawab pengusaha, tetapi sebaiknya harus dikonsultasikan terlebih dulu dengan wakil pekerja.

PKB harus dirancang bersama oleh pengusaha dan serikat pekerja yang telah resmi tercatat di Disnaker.

Pembuatan PKB berlangsung dua arah dan membutuhkan proses negosiasi antara kedua belah pihak yang terlibat.

Status Hukum dan Proses Pengesahan

Peraturan perusahaan harus disahkan oleh Disnaker agar berlaku sah secara hukum. 

Tanpa adanya pengesahan dari instansi tersebut, maka dokumen tidak akan memiliki kekuatan hukum yang bisa mengikat. 

Sementara PKB cukup didaftarkan saja, tidak perlu disahkan. Namun, proses pencatatan tetap dilakukan oleh Disnaker agar tercatat secara resmi.

Jangkauan Penerapan dalam Perusahaan

Peraturan perusahaan berlaku bagi semua pekerja tanpa terkecuali. Sementara PKB hanya berlaku bagi pekerja yang menjadi anggota serikat pekerja yang ikut menyusun kesepakatan. 

Namun dalam praktiknya, PKB sering diberlakukan secara umum agar tidak menimbulkan perbedaan perlakuan di lingkungan kerja.

Masa Berlaku dan Perpanjangan

Peraturan perusahaan berlaku maksimal dua tahun dan dapat diperpanjang satu kali untuk jangka waktu yang sama. Setelah itu, harus dibuat ulang. 

PKB juga berlaku maksimal dua tahun, namun perpanjangan dan perubahan isi dilakukan berdasarkan kesepakatan kedua belah pihak melalui perundingan lanjutan.

Kapan Harus Digunakan

Perusahaan tanpa serikat pekerja tetap diwajibkan menyusun peraturan perusahaan sesuai ketentuan hukum yang berlaku.

Namun, jika serikat pekerja sudah terbentuk dan aktif, maka perusahaan harus menyusun PKB bersama. 

Dalam kondisi tersebut, tidak lagi diwajibkan membuat peraturan perusahaan, karena PKB dianggap telah mencakup aturan yang diperlukan.

Syarat dan Dokumen Mendaftarkan Peraturan Perusahaan

Sebelum mengurus pendaftaran peraturan perusahaan ke Disnaker, beberapa dokumen administratif harus dipersiapkan terlebih dahulu. 

Kelengkapan ini menjadi syarat agar permohonan tidak ditolak. 

Pengesahan tidak dapat diproses apabila dokumen yang diajukan belum sesuai dengan syarat yang telah ditetapkan. 

Oleh karena itu, penting untuk menyiapkan setiap dokumen dengan benar dan lengkap agar proses dapat berjalan lancar sejak awal.

Surat Permohonan Pengesahan

Surat permohonan merupakan dokumen yang harus ditujukan kepada Kepala Dinas Ketenagakerjaan setempat. 

Isinya menyampaikan permintaan resmi dari perusahaan untuk mengesahkan peraturan yang telah disusun. 

Surat ini biasanya ditandatangani oleh pimpinan perusahaan atau kuasanya. 

Format surat harus baku dan jelas, sesuai dengan ketentuan administrasi pemerintahan.

Draft Peraturan Perusahaan

Seluruh ketentuan dalam peraturan perusahaan dituliskan lengkap dalam dokumen resmi yang telah disiapkan. 

Isinya mencakup ketentuan umum, hak dan kewajiban pekerja dan pengusaha, aturan kerja, tata tertib, serta sanksi. 

Draft ini menjadi dokumen yang akan dinilai oleh Disnaker. 

Penyusunannya harus mengacu pada Undang-Undang Ketenagakerjaan dan peraturan pelaksananya agar tidak ditolak saat evaluasi.

Berita Acara Konsultasi dengan Wakil Pekerja

Setiap aturan internal perusahaan perlu melalui proses konsultasi dengan wakil pekerja sebelum resmi diterapkan.

Proses ini harus dibuktikan melalui berita acara tertulis. 

Di dalamnya tercantum tanggal, nama perwakilan yang hadir, serta hasil konsultasi. 

Tanpa berita acara, Disnaker dapat menolak permohonan karena dianggap tidak memenuhi asas keterbukaan.

Profil Perusahaan

Lampiran data perusahaan sangat penting untuk verifikasi legalitas. 

Beberapa dokumen yang harus disiapkan antara lain fotokopi akta pendirian, NPWP, dan izin usaha. 

Selain itu, cantumkan alamat lengkap dan jenis usaha. 

Semua data ini membantu Disnaker memastikan bahwa perusahaan memang beroperasi secara sah dan sesuai hukum yang berlaku.

Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi memudahkan Disnaker menilai siapa saja yang bertanggung jawab dalam jalannya operasional perusahaan. 

Biasanya berisi bagan posisi manajemen dan divisi yang ada. 

Dokumen ini juga menunjukkan siapa yang bertanggung jawab atas pelaksanaan isi peraturan perusahaan di lapangan. 

Cara Mendaftarkan Peraturan Perusahaan ke Disnaker

Setelah dokumen lengkap, perusahaan dapat melanjutkan proses ke tahap pendaftaran. 

Cara mendaftarkan peraturan perusahaan ke Disnaker terdiri dari beberapa langkah administratif yang harus diikuti. 

Proses ini dilakukan di Dinas Ketenagakerjaan sesuai domisili perusahaan. 

Ajukan Permohonan Resmi ke Disnaker

Langkah pertama adalah menyerahkan seluruh dokumen ke Dinas Ketenagakerjaan setempat, disertai surat permohonan pengesahan. 

Dokumen bisa diserahkan langsung atau melalui sistem online, tergantung kebijakan dinas di daerah masing-masing. 

Setelah berkas diserahkan, petugas akan mengeluarkan tanda terima serta menentukan jadwal pemeriksaan dokumen.

Proses Verifikasi Dokumen oleh Petugas

Setelah berkas diterima, Disnaker akan melakukan verifikasi terhadap kelengkapan dan keabsahan dokumen. 

Bila ada dokumen tidak lengkap atau tidak sesuai format, perusahaan akan diminta memperbaikinya. 

Evaluasi Isi Peraturan oleh Disnaker

Disnaker akan menilai apakah isi peraturan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan. 

Poin-poin seperti jam kerja, hak cuti, lembur, dan sanksi akan diperiksa secara menyeluruh. 

Bila ditemukan pasal yang bertentangan dengan hukum, perusahaan diminta merevisi dan mengajukan kembali. E

valuasi ini menjamin isi peraturan adil bagi kedua belah pihak.

Penerbitan Surat Pengesahan

Jika seluruh proses verifikasi dan evaluasi selesai tanpa masalah, Disnaker akan menerbitkan surat pengesahan. 

Dokumen ini menjadi bukti sah bahwa peraturan perusahaan telah diakui negara dan dapat diberlakukan. 

Surat pengesahan biasanya dikeluarkan dalam waktu 30 hari kerja setelah berkas dinyatakan lengkap dan sesuai.

Sosialisasikan kepada Seluruh Karyawan

Setelah disahkan, perusahaan wajib menyosialisasikan isi peraturan kepada seluruh pekerja. 

Hal ini bisa dilakukan melalui rapat, email, atau media internal.

Pastikan semua karyawan menerima salinan atau tahu di mana bisa mengakses dokumen tersebut. 

Simpan Salinan di Lokasi Usaha

Salinan peraturan perusahaan yang telah disahkan harus disimpan di tempat kerja dan mudah diakses. 

Disnaker sewaktu-waktu bisa melakukan pemeriksaan dan meminta bukti fisik. 

Dengan menyimpan salinan di lokasi usaha, perusahaan menunjukkan kepatuhan terhadap tata kelola kerja yang baik.

Bingung mengurus peraturan perusahaan? Manfaatkan Legal Now sebagai mitra hukum untuk mendampingi proses penyusunan hingga pengesahan dokumen perusahaan. 

Tersedia jasa layanan retainer hukum, legal retainer, dan pendampingan langsung oleh tim profesional. 

Hubungi Legal Now sekarang dan dapatkan layanan terbaik untuk perlindungan bisnis Anda!