LEGAL NOW – Bayangkan jika bisnismu tiba-tiba disanksi hanya karena lupa satu hal kecil, yakni perpanjang peraturan perusahaan. 

Ini bukan soal remeh. 

Banyak perusahaan terkena teguran atau bahkan denda karena melewatkan masa berlaku peraturan internal mereka. 

Padahal, dokumen ini jadi salah satu syarat penting dalam audit, kerja sama bisnis, hingga pemeriksaan dari dinas tenaga kerja. 

Jangan sampai kelalaian administratif justru menghambat operasional perusahaanmu. 

Kapan Harus Perpanjang Peraturan Perusahaan?

Para pelaku usaha wajib mengetahui kapan waktu yang tepat untuk melakukan perpanjangan peraturan perusahaan agar tidak mengalami keterlambatan saat mengurusnya.

Banyak perusahaan justru terkena teguran karena tidak tahu kapan harus mengajukan perpanjangan. 

Jangan sampai kamu hanya fokus pada operasional harian lalu lupa pada kewajiban hukum yang satu ini. 

Setelah Masa Berlaku Habis (2 Tahun)

Dinas tenaga kerja biasanya memberikan memberikan masa berlaku peraturan perusahaan selama dua tahun sejak peraturan tersebut disahkan. 

Setelah masa itu lewat, peraturan dianggap tidak lagi sah secara hukum. 

Jika tidak segera diperpanjang, perusahaan dianggap tidak memiliki pedoman kerja yang sah dan bisa terkena sanksi administratif dari instansi terkait.

Terjadi Perubahan Kebijakan Internal

Jika ada perubahan struktur organisasi, pembagian kerja, jam kerja, atau hak-hak karyawan, peraturan yang lama perlu diperbarui. 

Meski belum habis masa berlakunya, perubahan kebijakan besar mewajibkan perusahaan melakukan pembaruan agar sesuai kondisi terkini. 

Menjelang Audit atau Pemeriksaan Dinas

Perusahaan yang akan diaudit oleh dinas tenaga kerja sebaiknya memastikan seluruh dokumen legal dalam keadaan aktif, termasuk peraturan perusahaan. 

Jika masa berlakunya habis dan belum diperpanjang, perusahaan bisa mendapat catatan buruk yang berdampak pada reputasi dan kerja sama bisnis.

Sebelum Kerja Sama dengan Mitra Baru

Saat menjalin kerja sama dengan mitra hukum perusahaan atau klien besar, kelengkapan dokumen legal sering kali jadi syarat utama. Mitra bisnis akan memeriksa apakah perusahaan taat aturan. 

Jika mitra mendapati adanya peraturan perusahaan kadaluarsa, bisa saja ini akan menjadi penghambat terjadinya kerjasama.

Mitra tentunya menginginkan perusahaan yang tidak mengalami kendala apapun dalam masalah hukum dan administratif untuk memperlancar proyek yang akan dijalankan.

Untuk Kepentingan Legal Internal dan Eksternal

Selain faktor eksternal, peraturan perusahaan juga penting untuk melindungi kepentingan hukum internal. 

Saat terjadi sengketa ketenagakerjaan, dokumen ini bisa menjadi acuan. 

Jika tidak diperpanjang tepat waktu, perusahaan bisa kesulitan dalam pembelaan hukum.

Perbedaan Revisi vs Perpanjang Peraturan Perusahaan

Banyak perusahaan dan pelaku usaha mengira bahwa memperpanjang peraturan perusahaan sama halnya dengan merevisinya. 

Padahal, keduanya banyak memiliki perbedaan terutama dari segi proses, syarat, dan konsekuensi hukumnya. 

Revisi Mengubah Isi, Perpanjangan Tidak

Revisi bertujuan untuk mengganti isi dari peraturan perusahaan, misalnya mengubah struktur organisasi atau kebijakan jam kerja. 

Sementara itu, perpanjangan tidak menyentuh isi dokumen, hanya memperbarui masa berlakunya saja. 

Revisi Butuh Persetujuan Karyawan

Jika isi peraturan diubah, perusahaan wajib melakukan sosialisasi dan memperoleh persetujuan dari perwakilan karyawan. 

Persetujuan ini menjadi syarat sah sebelum dokumen diajukan ke dinas tenaga kerja. 

Sebaliknya, perpanjang peraturan perusahaan tidak butuh persetujuan ulang, karena isi tetap sama seperti sebelumnya.

Proses Revisi Lebih Kompleks

Proses revisi biasanya memakan waktu lebih lama karena perlu diskusi internal, penyusunan ulang, dan pengesahan baru. 

Perusahaan juga harus menyesuaikan dokumen dengan aturan ketenagakerjaan terbaru. 

Sedangkan perpanjangan hanya butuh kelengkapan administratif yang lebih sederhana, asal tidak ada perubahan isi di dalamnya.

Perpanjangan Bisa Lebih Cepat Disetujui

Perpanjangan peraturan biasanya tidak ada perubahan dari segi isi, sehingga prosesnya cenderung lebih cepat, jika dibanding dengan melakukan revisi. 

Dokumen tinggal diajukan ulang ke dinas tenaga kerja untuk diperbarui masa berlakunya. 

Jika semua persyaratan lengkap, pengesahan bisa keluar dalam waktu singkat. Ini berbeda dengan revisi yang bisa membutuhkan proses verifikasi lebih lama.

Revisi Bisa Dilakukan Kapan Saja

Perusahaan bisa melakukan revisi kapan saja jika ada kebutuhan mendesak, bahkan sebelum masa berlaku habis. 

Misalnya saat terjadi perubahan hukum atau struktur kerja. 

Akan tetapi, perpanjangan peraturan perusahaan hanya bisa dilakukan saat menjelang atau setelah masa berlaku peraturan telah berakhir. 

Keduanya harus melalui pengesahan ulang agar tetap sah digunakan.

Strategi Memperpanjang Peraturan Perusahaan

Banyak perusahaan merasa proses perpanjang peraturan perusahaan rumit dan memakan waktu. 

Padahal, hal tersebut tidak benar jika dilakukan dengan strategi yang tepat, dan semuanya bisa berjalan lancar dan cepat. 

Persiapan yang baik akan menghindarkanmu dari pengulangan proses atau penolakan dari dinas. 

Siapkan Semua Dokumen Sejak Awal

Langkah pertama adalah menyiapkan seluruh dokumen peraturan perusahaan yang sebelumnya telah disahkan. 

Jangan menunggu mendekati masa kadaluarsa. 

Periksa kelengkapan dan pastikan tidak ada bagian yang hilang atau rusak. 

Dokumen yang rapi akan mempercepat proses pemeriksaan dan pengesahan di dinas tenaga kerja.

Ajukan Perpanjangan Sebelum Tenggat Habis

Pengajuan perpanjangan peraturan perusahaan sebaiknya dilakukan 30 hari sebelum kadaluarsa terjadi.

Dengan begitu, tidak ada jeda waktu antara habisnya masa berlaku dan terbitnya pengesahan baru. 

Ini penting untuk menjaga kelangsungan legalitas internal perusahaan, terutama saat sedang ada pemeriksaan atau kerja sama bisnis.

Gunakan Bantuan Legal Profesional

Jika kamu tidak punya tim legal internal, gunakan jasa hukum retainer terdekat atau konsultan hukum profesional. 

Retainer hukum akan membantu seluruh proses mulai dari pengecekan dokumen, pengisian formulir, hingga pengajuan ke dinas. 

Ini akan mengurangi beban kerja dan mempercepat proses dibanding mengurus sendiri tanpa pengalaman.

Konsultasikan Jika Ada Keraguan

Jika ada kebingungan soal apakah perlu revisi atau cukup perpanjangan, konsultasikan pada pengacara bisnis. 

Mereka bisa menilai kondisi peraturan perusahaan yang ada dan memberi saran terbaik. 

Layanan hukum perusahaan seperti ini sangat penting agar langkah yang diambil sesuai dengan regulasi ketenagakerjaan.

Hindari Menunda Pengesahan

Setelah pengajuan, pastikan kamu menindaklanjuti status permohonan secara berkala. Jangan hanya menunggu tanpa konfirmasi. 

Hubungi pihak dinas tenaga kerja jika perlu. 

Banyak pengajuan yang tertunda hanya karena tidak segera dilengkapi atau ditindaklanjuti oleh pihak perusahaan.

Gunakan Jasa Layanan Retainer Hukum

Menggunakan jasa layanan retainer hukum sangat membantu untuk pengelolaan dokumen legal secara berkelanjutan. 

Dengan sistem langganan, semua urusan hukum perusahaan bisa terpantau dan tidak pernah terlambat. 

Layanan ini cocok untuk perusahaan yang ingin fokus pada bisnis, bukan pada urusan birokrasi.

Buat Pengingat Internal Rutin

Sistem pengingat internal penting agar pengajuan tidak terlambat. 

Buat kalender hukum perusahaan yang memuat masa berlaku peraturan dan tenggat lainnya. 

Bisa dilakukan oleh bagian HR atau legal service perusahaan. 

Evaluasi Setiap Periode

Meski tidak melakukan revisi, lakukan evaluasi internal secara berkala untuk menilai apakah peraturan masih relevan. 

Jika memang tidak ada yang perlu diubah, lanjutkan dengan perpanjangan. 

Akan tetapi, jika menemukan adanya ketidaksesuaian lagi dengan kondisi perusahaan yang sedang berjalan, pertimbangkan untuk melakukan revisi.

Evaluasi juga penting untuk menjaga kepatuhan hukum jangka panjang.

Ingin perpanjang peraturan perusahaan tanpa ribet dan tepat waktu? Legal Now hadir sebagai solusi legal service terbaik untuk bisnis kamu. 

Dapatkan penawaran jasa hukum retainer yang mencakup seluruh layanan hukum perusahaan. Kami tangani dokumen, pengesahan, dan konsultasi. 

Hubungi Legal Now sekarang dan nikmati layanan profesional tanpa repot!