LEGAL NOW – Surat kontrak waralaba menjadi dasar hukum dalam kerja sama antara pemilik merek (franchisor) dan penerima waralaba (franchisee). 

Dokumen ini menentukan hak, kewajiban, serta batas tanggung jawab kedua pihak. 

Sayangnya, banyak orang menandatanganinya tanpa benar-benar memahami isi dan konsekuensinya. 

Padahal, kesalahan kecil dalam klausul bisa berdampak besar pada masa depan bisnis. 

Pengertian dan Fungsi Surat Kontrak Waralaba dalam Kerja Sama Bisnis

Surat kontrak waralaba adalah perjanjian tertulis yang mengatur hubungan antara franchisor dan franchisee dalam sebuah sistem bisnis. 

Dokumen ini memastikan setiap pihak memahami peran serta haknya. 

Misalnya, franchisor wajib memberi dukungan dan izin merek, sedangkan franchisee harus mematuhi standar operasional yang telah disepakati.

Berikut beberapa fungsi surat kontrak dalam waralaba:

Memberikan Kepastian Hukum

Surat kontrak menjadi dasar hukum yang mengikat antara franchisor dan franchisee. 

Dokumen perjanjian waralaba ini memastikan setiap pihak memahami hak dan kewajibannya secara jelas. 

Jika terjadi pelanggaran atau perselisihan, kontrak dapat dijadikan alat bukti di pengadilan. 

Menjaga Standar Operasional Bisnis

Melalui surat kontrak, franchisor dapat memastikan bahwa seluruh cabang menjalankan bisnis dengan standar yang sama. 

Kontrak mengatur pedoman operasional, mulai dari resep, pelayanan, hingga kualitas produk. 

Hal ini penting agar citra dan kepercayaan konsumen terhadap merek tetap terjaga di semua lokasi usaha tanpa perbedaan kualitas antar mitra.

Mengatur Pembagian Keuntungan dan Biaya

Surat kontrak waralaba berfungsi mengatur sistem keuangan antara kedua pihak, termasuk besaran royalti, biaya awal, dan pembagian hasil. 

Transparansi dalam pengelolaan dana membantu mencegah kecurigaan atau perselisihan. 

Dengan rincian keuangan yang tertulis jelas dalam kontrak, kedua pihak bisa saling memahami tanggung jawab finansial dan menjaga hubungan kerja.

Menentukan Jangka Waktu dan Wilayah Usaha

Salah satu fungsi penting surat kontrak waralaba adalah menetapkan jangka waktu kerja sama dan wilayah operasi. 

Dengan batasan yang jelas, franchisee memiliki kepastian untuk mengembangkan bisnis di area tertentu tanpa gangguan dari mitra lain. 

Franchisor pun dapat menjaga distribusi merek secara teratur dan menghindari konflik antar cabang waralaba.

Melindungi Hak Kekayaan Intelektual

Surat kontrak waralaba berfungsi melindungi hak kekayaan intelektual franchisor, seperti merek dagang, logo, dan sistem bisnis. 

Melalui kontrak, franchise hanya diberi izin menggunakan hak tersebut sesuai ketentuan yang disepakati. 

Perlindungan ini mencegah penyalahgunaan atau peniruan konsep bisnis yang dapat merugikan franchisor di kemudian hari.

Menetapkan Mekanisme Penyelesaian Sengketa

Dalam setiap kerja sama bisnis, potensi perselisihan selalu ada. 

Surat kontrak waralaba mencantumkan mekanisme penyelesaian sengketa, baik melalui mediasi, arbitrase, atau pengadilan. 

Ketentuan berguna agar penyelesaian konflik dapat dilakukan secara adil, cepat, dan efisien tanpa mengganggu operasional bisnis.

Hal yang Wajib Ada dalam Surat Kontrak Waralaba

Sebelum menandatangani kerja sama waralaba, penting memastikan setiap poin dalam kontrak sudah jelas dan sesuai kesepakatan. 

Banyak pihak yang terburu-buru menyetujui dokumen tanpa memeriksa kelengkapannya, padahal satu pasal yang terlewat bisa menimbulkan masalah hukum serius di kemudian hari. 

Karena itu, memahami hal yang wajib ada dalam surat kontrak waralaba berguna agar kerja sama berjalan aman, transparan, dan saling menguntungkan.

Identitas Lengkap Para Pihak

Kontrak waralaba harus mencantumkan identitas franchisor dan franchisee secara lengkap. 

Data ini meliputi nama, alamat, nomor identitas hukum, serta kedudukan hukum masing-masing. 

Identitas yang jelas memastikan keabsahan pihak yang terlibat dan mencegah penyalahgunaan nama atau status dalam perjanjian kerja sama.

Objek dan Ruang Lingkup Waralaba

Dokumen harus menjelaskan objek yang diberikan, seperti hak penggunaan merek, sistem operasional, atau model bisnis. 

Ruang lingkup ini menentukan batas wewenang franchisee dalam menjalankan usaha. 

Tanpa penjelasan rinci, bisa muncul kesalahpahaman mengenai produk, layanan, atau standar bisnis yang harus dipatuhi.

Hak dan Kewajiban Kedua Pihak

Isi surat kontrak waralaba wajib memuat tanggung jawab masing-masing pihak. 

Franchisor berkewajiban memberikan pelatihan, dukungan pemasaran, dan pembaruan sistem. 

Franchisee bertanggung jawab menjalankan bisnis sesuai standar dan membayar royalti tepat waktu. 

Rincian yang jelas membantu menghindari konflik dalam pelaksanaan kerja sama.

Besaran Biaya dan Sistem Pembayaran

Setiap format surat kontrak waralaba harus menjelaskan seluruh biaya yang wajib dibayar franchisee, seperti biaya awal, royalti, atau biaya promosi. 

Sistem dan jadwal pembayarannya juga harus tertulis jelas. 

Tujuannya agar kedua pihak memiliki pemahaman yang sama dan tidak ada sengketa keuangan di kemudian hari.

Jangka Waktu dan Perpanjangan Kontrak

Dokumen perlu mencantumkan masa berlaku kontrak serta syarat perpanjangannya. 

Dengan demikian, kedua pihak mengetahui kapan kerja sama dimulai dan berakhir. 

Penjelasan ini juga melindungi franchisee dari pemutusan sepihak dan membantu perencanaan bisnis jangka panjang yang lebih pasti.

Klausul Pemutusan dan Sanksi Pelanggaran

Setiap kontrak wajib mencantumkan kondisi yang memperbolehkan pemutusan kerja sama. 

Misalnya, ketika franchisee melanggar standar operasional atau menunggak pembayaran. Selain itu, perlu disebutkan sanksi yang berlaku. 

Dengan begitu, kontrak tetap tegas namun adil bagi kedua pihak yang terlibat.

Kerahasiaan Informasi Bisnis

Franchisor biasanya mencantumkan klausul kerahasiaan untuk melindungi resep, sistem, atau strategi bisnis. 

Franchisee wajib menjaga informasi tersebut bahkan setelah kontrak berakhir. 

Ketentuan ini untuk menjaga keunikan dan keamanan model bisnis waralaba dari kebocoran atau peniruan oleh pihak lain.

Wilayah Operasional dan Batas Pasar

Dalam legalitas surat kontrak waralaba harus menentukan wilayah usaha franchisee secara jelas. 

Hal ini mencegah terjadinya persaingan antar mitra dalam satu merek di lokasi yang sama. 

Dengan adanya pembagian wilayah, setiap franchisee memiliki kesempatan mengembangkan pasar secara maksimal tanpa saling merugikan.

Mekanisme Penyelesaian Sengketa

Kontrak perlu mencantumkan cara penyelesaian perselisihan, baik melalui mediasi, arbitrase, atau pengadilan. 

Klausul ini memberikan jalur hukum yang jelas jika terjadi pelanggaran. 

Dengan demikian, penyelesaian masalah dapat dilakukan secara profesional dan tidak mengganggu kelancaran operasional bisnis.

Legalitas dan Pengesahan Dokumen

Surat kontrak harus disusun sesuai peraturan dan ditandatangani di atas materai. 

Untuk memperkuat keabsahannya, kontrak dapat diperiksa terlebih dahulu oleh jasa konsultan hukum perusahaan terbaik dan disahkan notaris.

Langkah ini memastikan dokumen memiliki legalitas yang kuat serta dapat dijadikan bukti hukum sah jika terjadi sengketa.

Kesalahan dalam Penyusunan Surat Kontrak Waralaba

Dalam dunia bisnis waralaba, kesalahan sekecil apa pun dalam penyusunan kontrak bisa berdampak besar. 

Banyak perjanjian gagal berjalan baik bukan karena niat buruk, tetapi karena kurang teliti saat menulis atau meninjau dokumen. 

Itulah mengapa penting mengetahui berbagai kesalahan dalam penyusunan surat kontrak waralaba yang sering terjadi agar kerja sama tetap adil, aman, dan sesuai hukum.

Tidak Memperjelas Tanggung Jawab Hukum

Salah satu kesalahan umum adalah tidak menuliskan secara rinci siapa yang bertanggung jawab jika terjadi pelanggaran. 

Tanpa kejelasan tanggung jawab, sulit menentukan pihak yang harus menanggung kerugian. 

Kontrak perlu memuat batasan tanggung jawab agar setiap pihak paham posisi hukumnya dalam kerja sama tersebut.

Bahasa Hukum yang Sulit Dipahami

Banyak kontrak disusun dengan istilah hukum yang rumit, membuat franchisee kesulitan memahami maknanya. 

Penggunaan bahasa yang terlalu teknis berisiko menimbulkan salah tafsir. 

Karena itu, sebaiknya kontrak dibuat dengan bahasa yang jelas dan sederhana tanpa mengurangi kekuatan hukumnya.

Tidak Menyertakan Jadwal Evaluasi Kinerja

Evaluasi berkala dilakukan untuk menilai apakah franchisee menjalankan standar operasional dengan benar. 

Jika jadwal evaluasi tidak tercantum dalam kontrak, franchisor kesulitan memberikan pembinaan. 

Klausul evaluasi membantu menjaga kualitas bisnis waralaba secara konsisten.

Mengabaikan Ketentuan Perubahan Kebijakan Bisnis

Dunia usaha selalu berkembang. Jika tidak ada pasal yang mengatur perubahan kebijakan, kontrak menjadi kaku dan sulit menyesuaikan kondisi pasar. 

Idealnya, surat kontrak mencantumkan mekanisme perubahan kebijakan agar kedua pihak dapat menyesuaikan tanpa menimbulkan konflik.

Tidak Menentukan Mekanisme Komunikasi Resmi

Komunikasi yang tidak diatur bisa menimbulkan kesalahpahaman. 

Kontrak perlu menentukan saluran komunikasi resmi, seperti surat elektronik, surat tertulis, atau sistem pelaporan tertentu. 

Dengan cara ini, setiap keputusan atau keluhan tercatat dan memiliki dasar hukum yang kuat.

Tidak Mengatur Prosedur Perpanjangan Lisensi

Beberapa kontrak tidak menjelaskan tata cara perpanjangan kerja sama. 

Akibatnya, franchisee bingung saat masa berlaku kontrak hampir habis. 

Padahal, prosedur perpanjangan harus ditulis jelas, termasuk waktu pengajuan dan syarat administratif, agar tidak ada salah langkah ketika kontrak berakhir.

Tidak Menyebutkan Ketentuan Pengawasan Mutu

Franchisor biasanya memiliki standar mutu tertentu untuk menjaga citra merek. 

Jika aspek pengawasan ini tidak dijelaskan dalam kontrak, sulit memastikan semua cabang berjalan sesuai standar. 

Tidak Menuliskan Hak Penggunaan Data dan Informasi

Dalam bisnis, data pelanggan dan laporan keuangan sangat berharga. 

Kontrak perlu menjelaskan siapa yang berhak menggunakan data tersebut. 

Tanpa pengaturan jelas, bisa muncul sengketa mengenai kepemilikan data antara franchisor dan franchisee di kemudian hari.

Tidak Menentukan Kondisi Force Majeure

Force majeure atau keadaan luar biasa seperti bencana alam dan pandemi dapat memengaruhi jalannya bisnis. 

Jika kontrak tidak mencantumkan ketentuan ini, pihak yang terdampak bisa disalahkan karena gagal menjalankan kewajiban. 

Dengan mencantumkannya, kontrak menjadi lebih fleksibel menghadapi situasi darurat.

Ingin memastikan surat kontrak waralaba Anda legal dan bebas risiko? Gunakan layanan Legal Now. 

Tim Legal Now berisi para ahli hukum berpengalaman yang siap membantu meninjau, menyusun, dan memperbaiki dokumen hukum bisnis Anda. 

Dengan biaya terjangkau dan pelayanan cepat, keamanan hukum bisnis Anda akan selalu terjamin bersama Legal Now.